Kommunikasjonskanaler

Dette er oversikt over de skriftlige kommunikasjonskanalene vi bruker i Dyreparken, og hvilke formål de ulike tjener. Det er viktig at ansatte setter seg inn i de ulike kanalene, og bruker dem på korrekt måte for å sikre best mulig internkommunikasjon.

Dyreparken Wiki - Søkbar/varig informasjon (eks. rutiner, personalhåndbok og annen informasjon som varer over lengre tid):

Denne kanalen brukes som et oppslagsverk, til informasjon som gjelder over lengre tid og for alle/mange i organisasjonen. Det kan være rutiner/prosedyrer, oversikt over viktige nettsider/linker, viktig informasjon som gjelder for alle/mange som for eksempel personalhåndboka etc. Denne kanalen erstatter for eksempel dokumenter tidligere lagret på Workplace.

Hvor finner man den? https://wiki.dyreparken.no

Workplace - Nyheter og forbigående informasjon:

Denne kanalen brukes til nyheter og informasjon som har forbigående karakter. Det kan f.eks. være informasjon knyttet til et arrangement eller knyttet til en spesifikk dato, innføring av nye regler/rutiner etc som gjelder enkeltavdelinger/grupper etc, men også i forbindelse med pågående hendelser for å informere alle i en gruppe samtidig. Informasjonen legges derfor inn i den kanalen som dekker de nødvendige mottakerne.

De største kanalene (Dyreparken og Faste/helårsansatte) brukes kun i de tilfeller det gjelder for alle og er de kanalene som alle må følge og sjekke daglig/ha påslått varslinger for. Innenfor sesongdrift kan den også brukes til «varig» informasjon for enkeltavdelinger i deres kanaler.

Ved info om nye rutiner etc, legger man ved link til riktig side i wiki hvor informasjonen alltid er oppdatert til siste gjeldende versjon.

Hvor finner man den? https://dyreparken.workplace.com og som app på mobilen

Workplace Chat - Umiddelbare avklaringer/spørsmål:

Dette er kanal for hurtige avklaringer og tilbakemeldinger. Det erstatter f.eks. SMS og andre tilsvarende kanaler. Det er i tillegg eneste kanal som inkluderer alle ansatte, inkludert sesongansatte og spesielt dem med nærhet til sesongdriften må forvente høyere grad av bruk i denne kanalen.

Det forventes at alle ansatte har denne appen installert, men den skal i hovedsak brukes innenfor normal arbeidstid (bruk gjerne statusvisning for å vise når man ikke er tilgjengelig). Kanalen kan også brukes til å ringe kollegaer, slik at man ikke behøver å huske/finne telefonnummer.

Hvor finner man den? https://dyreparken.workplace.com og som app på mobilen

Asana - Oppgaver/spørsmål/samarbeidsrom/prosjektkommunikasjon:

Dette er kanalen for oppgavestyring og kommunikasjon relatert til oppgaver, men den kan også brukes til andre formål som møtereferater, huskelister, samarbeidsrom osv. Konkrete oppgaver opprettes altså direkte i Asana og tildeles riktig person. Videre kommunikasjon relatert til denne oppgaven foregår i Asana.

Det er derfor et krav at brukere av Asana holder seg oppdatert på hva som skjer i kanalen ved hjelp av e-postvarslingen eller ved å sjekke systemet (Inbox og My tasks) minimum en gang om dagen.

Hvor finner man den? https://app.asana.com eller som app på mobilen

Outlook (e-post) - Ekstern kommunikasjon/avtaler/møter/annen intern kommunikasjon som ikke dekkes av øvrige systemer:

Denne kanalen brukes i hovedsak til kommunikasjon med eksterne, kalender (avtaler internt og eksternt og møteromsbooking), samt enkel kommunikasjon internt som ikke er oppgaverelatert eller som krever hurtig tilbakemelding.

Hvor finner man den? https://webmail.dyreparken.no eller din foretrukne epostklient

Husk...

...at det å ta en telefon eller gå innom en kollega i mange tilfeller er både kjappere og en bedre måte å kommunisere på.

Bruk derfor også stemmen din der det er fornuftig!