Kontrakter/avtaler

Fra Dyreparken Wiki
Hopp til navigering Hopp til søk

Denne siden gir informasjon om hvordan vi arkiverer kontrakter/avtaler som inngås med leverandører/samarbeidspartnere etc. Det gjelder ikke arbeidsavtaler med ansatte.

Ny avtale registreres av den som har inngått/er ansvarlig for kontrakten/avtalen via skjema i Asana. Dette gjøres løpende i løpet av året så snart kontrakten/avtalen er signert. Link ligger på denne siden
 * Søknad registreres med dette i konsernoversikten med alle kontrakter/avtaler, men kopieres også inn i den ansvarlige avdelings oversikt basert på at den som registrerer har valgt ansvarlig fagområde/-avdeling
 * Den som eier kontrakten/avtalen skal ikke gjøre noe mer før forfallsdatoen, men har oversikt over sin avtale på My tasks og evt i avdelingsoversikten dersom den er gitt tilgang der
Ansvarlig for konsernoversikten med alle kontrakter/avtaler gjennomgår og sikrer at alle nødvendige felt er fylt ut og at det ligger riktig ansvarlig.
 * Due date skal settes til et halv år før kontraktens/avtalens utløp
 * De to øvrige dato-feltene brukes til å angi kontraktens/avtalens start og slutt (ved løpende kontrakter/avtaler settes sluttdato til 10 år frem i tid for å vurdere dens aktualitet på nytt)
Ansvarlig for kontrakten/avtalen skal skrive inn kommentar på en kontrakt/avtale som har nådd sin due date i forhold til hva som skal gjøres videre - kommentaren skal sendes til Åse Sundbø så husk å inkluder henne i kommentaren i Asana slik at hun mottar den.
 * Dersom kontrakt/avtale forlenges skrives det inn som kommentar med evt vedlegg og den ansvarlige for oppfølging endrer due date og øvrige datoer
 * Dersom kontrakt/avtale er avsluttet skrives det inn som kommentar og den ansvarlige for konsernoversikten fjerner ansvarlig (assignee) og due date, samt flytter avtalen over i oversikten for "Utløpte kontrakter". Man fjerner kontrakten/avtalen da også fra avdelingens oversikt, men lar ansvarlig ligge som collaborator slik at de får treff på kontrakten/avtalen ved søk.

I Asana har vi:

  • Et prosjektrom for alle kontrakter for alle selskap, konsernoversikt, som kun et fåtall har tilgang til med alle rettigheter
  • Egne prosjektrom pr avdeling hvor kontrakter vises og hvor avdelingsledere eller lignende personer med utvidet avtaleansvar gis "kommentar"-tilgang. Da får man ikke gjort noen endringer, men kan følge kontraktene, lese dem og skrive i kommentarfeltet